در كتاب سازمان و مديريت، برخى از موانع تفويض اختيار چنين عنوان مى شود:

1- برخى از مقامات تصور مى كنند كه خود بهتر از ديگران مى توانند تصميم گيرى كنند، بنابراين تفكر مطلق بودن برترى تصميم گيرى مدير مانع تفويض اختيار است.

2- نداشتن اعتماد نسبت به زير دستان و بيم از اين كه خود در مقابل مقامات مافوق مسئول رفتار زيردستان قرار گيرد.

3- فقدان ثبات عاطفى و عوامل روانى، مانند خودخواهى، احساس تزلزل مقام و از دست دادن سمت و شتابزدگى.

4- ملاحظات سياسى و سعى در مخفى نگاه داشتن برخى از مسايل و اطلاعات.

5- اعتقاد به اصالت قانون و برترى تمركز اختيارات

[فصلنامه مديريت در آموزش و پرورش، معاونت تامين و تربيت نيروى انسانى وزارت آموزش و پرورش، تابستان 73، ص 32.]

اصل نگرش سيستمى

حضرت مولى الموحدين على "ع" در نامه ى پنجاه و سه خطاب به مالك اشتر مى فرمايند:

و اعلم ان الرعيه طبقات لا يصلح بعضها الا ببعض و لا غنى ببعضها عن بعض...

[امامى محمد جعفر و آشتيانى محمد رضا، نهج البلاغه با ترجمه گويا و شرح فشرده زير نظر آيت اله مكارم شيرازى، جلد سوم، ص 150.]

'"اى مالك" بدان! مردم از گروه هاى مختلف تشكيل يافته اند كه هر كدام جز به وسيله ى ديگرى اصلاح و تكميل نمى شوند و هيچ كدام از ديگرى بى نياز نيستند'. اين گروه ها عبارتند از:

لشكريان خدا، نويسندگان عمومى و خصوصى، قضات عادل و دادگستر، عاملان انصاف و مدارايى- انتظامات داخلى- اهل جزيه و ماليات، اعم از كسانى كه در پناه اسلامند و يا مسلمانند و تجار و صنعتگران...

جامعه و يا كاركنان يك سازمان و موسسه يك سيستم هستند و از اجزاى گوناگونى تشكيل يافته كه تمامى اين اجزا با يكديگر به نوعى ارتباط و هماهنگى دارند كه اگر جزيى داراى نقصان گردد بر اجزاى ديگر اثر مى گذارد، در واقع هر يك به ديگرى وابسته بوده و مكمل هم مى باشند.

به منظور جلوگيرى از هر ضعف و سستى در قسمتى از سازمان و ايجاد هماهنگى هاى لازم در همه ى بخش ها، نقش مدير و اهميت آن ايجاب مى كند كه مديريت بايد با نگرش سيستمى انجام پذيرد. يعنى همه قسمت ها و تمامى افراد شاغل در يك سازمان و موسسه به وظايفى

مشغول هستند كه براى رسيدن به اهداف سازمانى، اهميت خاص خود را دارند كه لازم است مدير دستگاه روابط صحيح و مناسب تعاملى و تقابلى را ايجاد نمايد.

حضرت امير "ع" در بخشى از خطبه هيجده درباره ى قرآن مى فرمايند:

و ذكر ان الكتاب يصدق بعضه بعضا و انه لا اختلاف فيه

[معاديخواه عبدالمجيد، خورشيد بى غروب نهج البلاغه، ص 36.]

'هر بخشى از قرآن، تصديق كننده ى بخش هاى ديگر است و هيچ تناقض و اختلافى در آن نيست'.

ديد سيستم ها

يك سيستم عبارت از مجموعه اى از اجزاى وابسته به هم است كه يك مجموعه ى سازمان يافته را تشكيل مى دهد. سازمان هايى نظير مدارس، سيستم هاى تعامل اجتماعى هستند كه متشكل از شخصيت هاى متعامل بوده و در داخل روابط متقابل و مربوط به هم، به يكديگر وابسته اند. تلاش هاى اوليه براى تركيب تاثير اشكال رسمى و غير رسمى زندگى سازمانى، در زمينه ى تفكر سيستم هاى بسته مطرح است، به اين معنى كه رفتار در سازمان هاى رسمى تقريبا به طور انحصارى برحسب نيروهاى داخل سازمانى توضيح داده مى شد.

سازمان جدا از محيط خود در نظر گرفته مى شد، به تاثير نيروهاى محيطى يا خارجى در رفتار درونى سازمان توجه كمترى معطوف مى گرديد.

در اوايل سالهاى 1960 دانشمندان رفتارى به تغيير ديدگاه هاى خود از سيستم هاى بسته به ديدگاه سيستم هاى باز را شروع كردند. مدل هاى

تجزيه و تحليل سازمانى به تاكيد در اين خصوص پرداختند كه سازمان ها نه تنها از محيط خود متاثر مى شوند، بلكه به آنها وابسته نيز هستند.

امروزه تعداد كمى از نظريه پردازان و محققان سازمانى معاصر، اين قضيه را مى پذيرند كه سازمان ها را جدا از رويدادهايى كه در خارج اتفاق مى افتد، مى توان كاملا درك كرد. در واقع 'مارشال ميير' بحث مى كند كه 'موضوع سيستم هاى باز در مقابل سيستم هاى بسته، به نفع باز بودن، بسته است.' گرچه تفكر سازمانى معاصر بر علوم رفتارى تكيه دارد. مع هذا سه ديدگاه سيستمى در رقابت با يكديگر در كنار هم در فعاليت هستند كه هر كدام از آنها نيز طرفدارانى دارند. 'ريچارد اسكات' آنها را ديدگاه هاى سيستمى، 'معقول، طبيعى و باز' مى نامد.

اين سه ديد سازمانى معروف نسبتا مجزا از هم هستند. با وجود اين، بخشى از آنها روى هم افتاده مكمل يكديگرند. قسمتى از آنها هم با يكديگر در تعارض مى باشند و هر كدام از آنها داراى سابقه اى در تفكر اوليه ى سازمانى هستند.

سيستم هاى معقول

ديدگاه سيستم هاى معقول، سازمان ها را به عنوان ابزارى رسمى در نظر مى گيرد كه براى كسب اهداف سازمانى مشخص طرح شده اند. معقوليت ميزانى است كه مجموعه اى از اعمال براى كسب اهداف از پيش تعيين شده با حداكثر كارآيى، سازمان يافته و انجام مى گيرند. رويكرد معقول در تفكر سازمانى كلاسيك مديران علمى ريشه دارد.

بنابراين، رفتار سازمان ها هدف دار، منظم و معقول ديده مى شدند. امور و مفاهيم تئوريهاى سيستم هاى معقول به وسيله ى اصطلاحاتى نظير

اطلاعات، كارآيى، اثر بخشى، به حد كمال مطلوب رساندن، اجرا كردن، معقوليت و طرح، بيان مى شدند. به علاوه در اين ديدگاه به محدوديت هاى تصميم گيرنده ها در بافت سازمان ها تاكيد مى شود.

از اين رو مفاهيمى نظير فرصت ها، موانع، اختيار رسمى، قواعد و مقررات، اجابت، صلاحيت، مقاصد، رسالت و هماهنگى، نماينده ى اجزاى كليدى معقول بودن هستند. مع هذا تصريح اهداف و رسمى سازى در بوجود آوردن معقوليت در سازمان ها دو جزء حساس هستند. اهداف، پايانه هاى مورد نظرى هستند كه رفتار سازمانى را راهنمايى و اهداف مشخص تصميم گيرى را هدايت مى كنند و ساختار رسمى را تحت تاثير قرار مى دهند و وظايف را روشن مى سازند و تخصيص منابع را راهنمايى و بر طرح و تصميمات نظارت مى كنند.

اهداف مبهم از معقول بودن جلوگيرى مى كنند، زيرا بدون اهداف روشن، مرتب كردن راه حل ها و انتخاب معقول ممكن نيست از اين رو، حتى زمانى كه اهداف عمومى سازمان مبهم هستند.- همچنان كه غالبا در موسسات آموزشى چنين است- عمليات روزانه به وسيله ى اهداف مشخص، هدايت مى شوند. رسمى سازى، يا سطح قواعد و تدوين قوانين شغلى، كيفيت ديگرى است كه سازمان ها را معقول مى كند. رسمى سازى موجب استاندارد كردن و تنظيم اجراى كار مى شود.

قواعد به اين دليل توسعه مى يابند كه به طور دقيق و صريح بر رفتار نظارت كنند. مشاغل بر حسب رفتارهاى قابل قبول به دقت تعريف مى شوند. روابط نقش مستقل از صفات فرضى شخصى شناسانده شده و بعضى وقت ها جريان كار خود به طور واضح، مشخص مى شود.

رسمى سازى وسيله اى در دست سازمان است كه رفتار را به وسيله ى استاندارد كردن و تنظيم آن، قابل پيش بينى كند.

رسمى سازى، حتى به نيازهاى رهبرى و ابتكار توجه دارد. چنانكه 'شلدن والين' مى نويسد:

'سازمان به وسيله ى ساده كردن و راهوار كردن رويه ها، نياز به استعدادهاى برتر را حذف مى كند.' رسمى سازى به 'انسان هاى معمولى' اطلاق مى شود.

سيستم هاى طبيعى

ديدگاه سيستم هاى طبيعى، ديد ديگرى از سازمان را كه در مقابل ديدگاه سيستم هاى معقول قرار دارد، ارايه مى دهد. ديدگاه طبيعى از رويكرد روابط انسانى سال هاى 1930 ريشه مى گيرد. اين ديدگاه تا اندازه زيادى به عنوان عكس العملى در مقابل مديران و بى كفايتى هاى مشاهده شده ى مدل سيستم معقول توسعه يافت. گرچه طرفداران سيستم معقول، سازمان را به عنوان مديريت ساختارى كه به طور عمده براى كسب اهداف مشخص طرح شده اند، تصور مى كنند اما حاميان سيستم طبيعى، سازمان را ابتدا به عنوان گروه هاى اجتماعى كه تلاش مى كنند در موقعيت خاص خودشان انطباق داشته و زنده بمانند، در نظر مى گيرند. تحليل گران سيستم طبيعى عموما توافق دارند كه تصريح اهداف و رسمى سازى از خصوصيات ويژه سازمانها هستند. اما آنها معتقدند كه صفات ديگر سازمان ها از اهميت خيلى بيشترى برخوردار هستند، در صورتى كه بعضى از آنها اظهار مى دارند كه اهداف و ساختار رسمى ارتباط كمترى با آنچه كه عملا در سازمان ها اتفاق مى افتد، دارند.

ديد سيستم هاى طبيعى به مشابهت هاى گروه هاى اجتماعى توجه دارد. از اين رو سازمان ها مانند همه ى گروه هاى اجتماعى، اصولا به وسيله ى هدف اساسى بقاء به پيش مى روند، نه به وسيله ى اهدافى كه مشخصا براى موسسات خاصى طرح ريزى شده اند. 'گلدنر' حق مطلب را در زمينه ى رويكرد رفتارى با اين بيان ادا مى كند:

'بر طبق اين مدل، سازمان براى بقاء و حفظ تعادل خود تلاش مى كند و اين تلاش ممكن است حتى بعد از كسب اهدافى كه صراحتا در نظر گرفته شده بودند پا برجا باشد. اين فشار و كشمكش به طرف بقاء ممكن است حتى گاهى به غفلت يا تغيير شكل اهداف سازمان منجر شود.'

به طور خلاصه، اهداف و ساختار سازمان ها را مشخص نمى كنند، در واقع اشكال رسمى سازمان با صفات كلى ترى نظير خواسته ى بقاى سيستم و صفات ويژه ى افراد، تحت الشعاع قرار مى گيرند، در حالى كه ديدگاه سيستم هاى معقول بر اهميت ساختار روى افراد تاكيد مى كند. رويكرد سيستم هاى طبيعى تاثير افراد روى ساختار را مورد تاكيد قرار مى دهد. به اصطلاح صريح تر، كانون توجه سيستم هاى معقول 'ساختار بيرون مردم' است. در حالى كه اولويت هاى معكوس و واضح در مدل سيستم هاى طبيعى جهت گيرى 'مردم بدون سازمان' ايجاد مى كند.

سيستم هاى باز

ديدگاه سيستم هاى باز، عكس العملى در مقابل اين پيش فرض غير واقعى بود كه رفتار سازمانى مى تواند از نيروهاى خارجى جدا شود. رقابت، منابع و فشارهاى سياسى، محيط كار داخلى سازمان ها را تحت تاثير قرار مى دهد. مدل سيستم هاى باز سازمان ها را نه تنها متاثر از محيط

بلكه وابسته به آن مى بيند. در يك سطح كلى تر سازمان ها به راحتى به عنوان سيستم هاى باز تصوير مى شوند. سازمان ها درونداد خود را از محيط گرفته آنها را تغيير شكل داده، برونداد توليد مى كنند. براى مثال، مدارس سيستم هاى اجتماعى هستند كه منابعى نظير، كاركنان، دانش آموزان و جهت اجتماعى را از محيط مى گيرند و اين درون دادها را در معرض فرا گرد تغيير شكل آموزش قرار داده، تحصيل، دانش آموزان و فارغ التحصيلان تعليم و تربيت يافته، توليد مى كنند.

سيستم هاى باز داراى صفات ويژه مهمى هستند. در اينجا به طور مختصر فقط چند مورد از خصوصيات سيستمى مهم سازمان ها نام برده خواهد شد:

اول اينكه، ظرفيت سازمان براى باز خورد الگوى تكرارى و چرخشى 'درون داد- تغيير شكل- برون داد' را تسهيل مى كند.

باز خورد اطلاعات در مورد سيستم است كه آن را قادر مى سازد خود را اصلاح كند . مع هذا بر خلاف سيستم هاى مكانيزه، سيستم هاى اجتماعى به منظور تغيير، هميشه از اطلاعات استفاده نمى كنند. سرپرست ناحيه ى آموزشى كه اطلاعاتى در خصوص كاهش نمرات دانش آموزان، مشكلات فزاينده ى فارغ التحصيلان براى پيدا كردن كار و ورود به آموزشكده ى مورد انتخاب آنان، دريافت مى كند، مى تواند اين اطلاعات را براى تشخيص عوامل درون سيستم كه در اين مشكل سهيم هستند به كار برده و اقدام اصلاحى اتخاذ كند. اما همه سرپرستان نواحى آموزشى اين عمل را انتخاب نمى كنند، از اين رو گر چه باز خورد فرصت هاى خود اصلاح كنندگى فراهم مى كند، اين توان بالقوه هميشه

شناخته شده نيست.

دوم اينكه، سيستم هايى كه باقى مى مانند تمايل دارند كه به طرف حالت ثابت- تعادل- حركت كنند. ولى اين حالت ثابت، ايستا نيست. انرژى از محيط و بالعكس به طور مداوم وارد شده، صادر مى گردد. اگر چه هر نيرويى كه سيستم را تهديد مى كند با نيروهايى كه در صدد نگهدارى سيستم هستند، مواجه هستند، سيستم ها نوعى پويايى رشد از خود نشان مى دهند. رويدادهايى كه سيستم را از تعادل خارج مى كنند، در مقابل اعمالى كه براى حركت دادن سيستم به طرف يك حالت جديد موازنه يا تعادل برآورد شده اند، قرار مى گيرند.

سوم اينكه، سيستم هاى باز به وسيله ى نشان دادن انطباق به تمايل از كار افتادگى چيره مى شوند. آنها نسبت به محيط خود، در جستجوى حفظ يك موقعيت مطلوبى هستند، آنها خود را با تغيير خواسته هاى تغيير محيط انطباق مى دهند. نوشته اى از اداره ى ايالتى تعليم و تربيت براى برنامه هاى مهارت هاى اساسى تر، نوعا به هم سازى با اين نيازها منتج مى شود. آنجايى كه اصل همپايايى در سيستم هاى باز، عملى و مورد استفاده است. سازمان ها مى توانند از مواضع اوليه ى متفاوت و راههاى متفاوتى، به نتيجه ى يكسانى دست يابند. بنابراين، براى سازمان بهترين راه وجود ندارد و همين طور براى رسيدن به يك انتها، نيز بهترين راه موجود نيست. براى نمونه، مدارس مى توانند براى تاكيد مهارت هاى اساسى، وسايل متعددى انتخاب كنند.

ديدگاه سيستم هاى باز هم به ساختار و هم به فرا گرد علاقه مند است اين ديدگاه ، سيستم پويايى است كه هم داراى ثبات و قابليت انعطاف و

هم داراى روابط ساختارى محكم و سست است. سازمان به عنوان ترتيبى از نقش ها و روابط ايستا نمى باشد. سازمان بايد براى بقاى خود، انطباق به خرج دهد و براى انطباق بايد تغيير كند. وابستگى سازمان و محيط به يكديگر حساس است. بجاى غفلت از محيط، همچنان كه ديدگاه سيستم هاى معقول چنين مى كند يا نگاه خصمانه به آن همچنان كه در مورد ديدگاه سيستم هاى طبيعى صادق است، 'مدل سيستم هاى باز' پيوندهاى دو جانبه اى را مورد تاكيد قرار مى دهد كه سازمان را به اجزايى كه آن را محاصره و در آن نفوذ مى كنند، پيوند داده، ارتباط متقابل برقرار مى كند. در واقع محيط به عنوان مرجع دستور در نظر گرفته مى شود.

در حال حاضر هر كدام از سه ديد سيستم ها، داراى تعدادى طرفدار هستند، زيرا هر يك از آنها مجموعه حساسى از خصوصيات سازمانى را برجسته مى كند. با وجود اين نظر ما، مدل سيستم هاى باز داراى توان بالقوه اى براى فراهم آوردن تركيبى از همه ى ديدگاه هاى فوق مى باشد. ديدگاه سيستم هاى باز يك چهار چوب وسيعى را ارايه مى كند كه هر دو مشكل سازمانى طبيعى و معقول در آن جاى گيرد.

[وين ك. هوى و سيسل ج. ميسكل، مديريت آموزشى، ترجمه ى دكتر مير محمد سيد عباس زاده، جلد اول، برداشت از صفحات 29 -37.]

مدير يك موسسه آموزشى يا خدماتى وظايف متعددى در ارتباط با رسيدن به هدف يا هدف هاى مورد نظر سازمان خود را دارد و انجام فعاليت هاى متنوع توسط افراد و گروههاى كارى متعدد به صورت مستقيم از طريق تفويض اختيار و يا غير مستقيم همه در يك سو و هماهنگ و به نوعى مرتبط با يكديگر يا مكمل و يا لازم و ملزوم هم