تدوين طرح مشاركت داده و يا اگر اجراى آن طرح از طريق ديگرى ابلاغ شده است، حداقل در خصوص نحوه ى اجراى آن با بحث و مذاكره با افراد سازمان در فرصتى مناسب و در جلسه يا جلسات متعدد، آنان را از كم و كيف طرح مطلع سازد و پس از نظرخواهى و بهره بردارى از پيشنهادها و راهكارهاى ارايه شده از سوى ايشان كارشناسى شده بعد از رسيدن به توافق جمعى و مهيا بودن همه ى موارد لازم، مراحل طرح را به اجرا بگذارد.

انجام اين فرايند پيش از اجراى طرح، تمهيد مقدمات و زمينه سازى است. مدير بايد متناسب با هر اقدام و اجراى هر تصميمى، بهر حال مقدمات كار را بررسى و لحاظ كرده، اگر بستر و زمينه آماده بود، اقدام كند و در غير اين صورت به زمان مناسب موكول نمايد.

اصل همدلى و اتحاد

حضرت مولى الموحدين اميرالمومنين على "ع" در بخشى از خطبه دوازدهم خطاب به يكى از يارانش مى فرمايند:

اهوى اخيك معنا؟...

[جعفرى محمد تقى، ترجمه و تفسير نهج البلاغه، جلد سوم، ص 159.]

برخى از فيلسوفان و جهان بينان را عقيده بر آن است كه با همه ى اختلاف هاى جسمانى و روانى كه ميان همه ى افراد انسانى بدون استثناء وجود دارد، اتحادهاى متنوعى در افراد اين نوع مشاهده مى شود كه درك و شناخت آن ها به پيگيرى و انديشه هاى صميمانه و فراوان نيازمند است. نخست بايد اختلافات و منشا آنها را در انسان ها مطرح كنيم:

مى دانيم كه هر موجودى اعم از انسان و غير انسان با داشتن يقين مخصوص به خود ، از موجودات ديگر جدا و داراى مرزهاى مشخصى مى باشد. ما مباحث مربوط به اين اختلاف طبيعى موجودات را در اين مورد نمى آوريم. اين اختلاف طبيعى ميان همه ى افراد انسانى نيز هر يك تعين مخصوص به خود دارند، يعنى اينكه هر فردى براى خود گوشت و پوست و رگ و خون و استخوانى دارد، جاى ترديد نيست. مطلب مهم اين است كه با وجود اين اختلاف طبيعى و جسمانى، تنوع و اختلافى سخت در كيفيت هاى روانى نيز دارند كه گاهى فاصله ى آنان را از يكديگر تا سر حد فاصله ى انسان با سنگ دور مى سازد.

در صورتى كه در قلمرو ساير موجودات حتى حيوانات كه داراى حيات و به عقيده ى بعضى روان شناسان داراى روان هم هستند، اين اختلاف سخت ديده نمى شود، كانال هاى فعاليت حيات و روان حيوانات محدود و اختلاف ميان آنها، بسيار سطحى و تنها مربوط به انگيزه هاى برون ذاتى است مانند محيط زيست و غيره.

انسان ها با اختلاف روانى سختى كه دارند، باز با انواعى از اتحادها مانند هم وطن بودن، همكار بودن، هم عقيده بودن و غيره با يكديگر مربوط مى شوند.

اين اتحادها گاهى به قدرى شدت پيدا مى كند كه صدها هزار انسان را به يك انسان مبدل مى سازد، بطورى كه همه ى آنان يك زندگى و يك مرگ براى آن همه افراد تلقى مى كنند. بدون ترديد چنين اتحادهايى ميان ساير جانداران وجود ندارد، لذا بايد آن ها را از مختصات روانى انسان ها به شمار آورد.

در اين اتحادها كه با انگيزه هاى برون ذاتى مانند وطن و نژاد و كار و عقايد مربوط به فرهنگ ها و اخلاقيات ناشى از محيط و ارتباطات انسان ها با يكديگر، به وجود مى آيند. با بروز تحولات در آن انگيزه ها و عوامل، دگرگونى هايى در اتحادها بروز مى نمايد. نوعى ديگر از اتحاد ميان افراد نوع انسانى احساس مى شود كه عامل آن درونى بوده، هيچ گونه اختلافات جسمانى و آنچه كه ناشى از عوامل و انگيزه هاى برون ذاتى است، نمى تواند آن عامل را محو و نابود سازد. ما اين نوع را 'اتحاد برين' مى ناميم.

البته منظور ما از 'اتحاد برين' آن نيست كه همه ى انسانها در همه ى جوامع

و در همه ى شرايط و دوران ها از چنين اتحادى به شكل موثر آن برخوردار بوده باشند، بلكه ما با ملاحظه ى مجموع مطالعاتى كه درباره ى انسان صورت گرفته است، وجود استعداد خاصى را مى پذيريم كه اگر به فعليت برسد و بارور شود، اتحاد شگفت انگيزى را ميان آدميان به وجود مى آورد. بهترين شاهد وجود اين استعداد، پديده ى محبت و عشق ميان افراد فراوانى از انسان هايى است كه سر تا سر تاريخ را پر كرده است.

بر خلاف آنچه كه گمان مى رود، محبت و عشق بوجود آورنده ى اتحاد نيست، بلكه اين دو پديده عامل حركت و به فعليت رسيدن استعداد مزبور است كه منجر به اتحاد مى گردد، زيرا دو پديده ى مزبور مرتبه ى شديدى از اراده است كه از كيفيت هاى خاص روانى است. در صورتى كه اتحاد مورد بحث از جوهر جان هاى آدميان سر برمى كشد.

مديران بايد عواملى را كه باعث به فعليت رساندن اتحاد برين در بين خود و همكاران زير مجموعه ى آنها مى شود، را ايجاد و يا تقويت نمايند. يكى از مهمترين مواردى كه در امر خطير مديريت و رهبرى بطور عام و در ارتباط با اين موضوع و اصل بطور خاص نقش اساسى و مهمى را ايفا مى كند، دوست داشتن همكاران از صميم قلب است.

اگر مديرى فقط به همكارانش از زاويه اى بنگرد كه او يك كارمند و نيروى انسانى است كه موظف مى باشد سلسله مراتب ادارى را رعايت كرده، طبق مقررات به وظايفش عمل كند و در غير اين صورت با او برابر ضوابط و قوانين مربوط برخورد خواهد كرد، اين رفتار سازمانى و مديريتى از نوع ماشينى و بدون احساس و روح است. در اين گونه روابط

همدلى و اتحاد معنى ندارد. البته شايد در بعضى از سازمان ها به جهت نوع فعاليت هاى خاصى كه دارند، بهر حال امور مربوط انجام پذيرند.

آيا سازمان هايى كه در آنها همدلى و اتحاد و اجراى قوانين و ضوابط در كنار هم بين مدير و افراد زير مجموعه وجود دارد با سازمان هايى كه با اين اصل فاصله ها دارند، برابرند؟ بهر حال همه انسان ها اعم از مدير و كارمند نيازمند 'دوست داشتن و دوست داشته شدن' هستند. اگر مديران بتوانند اين مهم را در تشكيلات تحت مديريت خود ايجاد، تقويت و از همه مهمتر درونى و نهادينه سازند و نسبت به اجراى دقيق ساير اصول مديريتى پاى بند باشند، همدلى و اتحاد بوجود آمده و يا بيش از پيش تقويت مى گردد.

ارسطو مى گويد:

'وقتى شما دو دوست را مى بينيد يك روح را در دو بدن مى بينيد' دو جسمى كه با توافق و هماهنگى كامل در تن واحد انسانيت ادغام شده اند.'

[هنرى توماس، بزرگان فلسفه، ص 30.]

اصل تفويض اختيار

حضرت على "ع" در بخشى از نامه معروف پنجاه و سه خطاب به مالك اشتر مى فرمايند:

و اجعل لراس كل امر من امورك...

[امامى محمد جعفر و آشتيانى محمد رضا، نهج البلاغه با ترجمه گويا و شرح فشرده زير نظر آيت الله مكارم شيرازى، جلد سوم، ص 162.]

'بايد براى هر نوعى از كارها يك رئيس انتخاب كنى، رئيسى كه كارهاى مهم، وى را مغلوب و درمانده نسازد و كثرت كارها او را پريشان و خسته نكند و به خوبى بايد بدانى هر عيبى در منشيان تو يافت شود- كه تو از آن بى خبر باشى- شخصا مسئول آن خواهى بود'.

همچنين ايشان در بخشى ديگر از همان نامه در خصوص عدم تفويض اختيار در برخى امور چنين مى فرمايند:

ثم امور من امورك لابدلك من مباشرتها...

[امامى محمد جعفر و آشتيانى محمد رضا، نهج البلاغه با ترجمه گويا و شرح فشرده زير نظر آيت اله مكارم شيرازى، جلد سوم، ص 169.]

بدان قسمتى از كارهاست كه شخصا بايد آنها را انجام دهى و نبايد به ديگران واگذار كنى از جمله:

پاسخ دادن به كارگزاران دولت مى باشد.

تفويض اختيار

تفويض اختيار عبارت است از اينكه مدير قسمتى از اختيارات خود را به مرئوسين انتقال دهد. همين كه تعداد كارمندان سازمان از يك نفر تجاوز نمود، انتقال اختيارات عملا انجام مى گيرد، بدين معنى كه مدير

قسمتى از اختيارات خويش را به روساى ادارات تفويض مى كند و روساى ادارات نيز برخى از اختيارات خود را به روساى دواير و شعبه هاى سازمان واگذار مى نمايند. عمل تفويض اختيارات با توسعه ى سازمان اهميت بيشترى پيدا مى كند تا حدى كه ادامه ى حيات دستگاه بدون تفويض اختيار ميسر نمى باشد.

تفويض اختيار شامل سه مرحله ى زير مى گردد:

1- واگذارى وظايف از طرف رئيس به مرئوسين بلاواسطه.

2- اعطاى اجازه و حق تصميم گيرى "اختيار" به منظور انجام تعهدات، استفاده از منابع مالى و انسانى و ساير اقداماتى كه براى اجراى وظايف محوله لازم است.

3- تعيين مسئوليت مرئوسين در مقابل رئيس براى حسن انجام وظايف محوله بر حسب معيار و موازينى كه قبلا انتخاب شده است.

جهات مذكور با يكديگر ارتباط نزديك دارند، چنانكه واگذارى وظايف بيشتر مستلزم اعطاى اختيارات زيادتر و تحميل مسئوليت هاى سنگين تر است.

در هر حال تعيين حدود اختيارات و مسئوليت هاى مرئوس در انجام وظايف محوله با دقت و صراحت كامل ضرورى است.

اصول تفويض اختيار

تفويض اختيارات تابع اصولى است كه مهمترين آنها به قرار زير مى باشد:

1- تفويض اختيار نسبت به قسمتى از اختيارات ممكن است، نه نسبت به تمام آن.

صلاحيت اصلى اخذ تصميمات اساسى مخصوص مدير دستگاه مى باشد، منتهى مدير مى تواند به منظور جلوگيرى از تراكم و تسهيل پيشرفت امور و همچنين به خاطر استفاده موثر از خدمات تخصصى ديگران، مقدارى از اختيارات خود را به مرئوسين انتقال دهد. بدين ترتيب، اختيارات مرئوسين اصلى نيست، بلكه ناشى از تفويض صريح يا ضمنى مدير است. به همين دليل مدير دستگاه نمى تواند كليه ى اختيارات اساسى خود را به ديگران تفويض نمايد، زيرا در اين صورت عملا از خود سلب صلاحيت مى كند. توضيح اينكه لازم است كه تفويض اختيار صرفا ناظر بر روابط ادارى رئيس و مرئوس است. برخى از اختيارات قانونى مدير قابل تفويض نيست.

2- انتقال اختيارات، مسئوليت تفويض كننده را سلب نمى كند.

صاحب اختيارات اصلى هميشه براى انجام وظايف محوله در مقابل مافوق خود مسئول است و با تفويض قسمتى از اختيارات خود به مرئوسين مسئوليت وى زايل نمى گردد. بدين ترتيب، نبايد تصور كرد چنانچه مديرى برخى از اختيارات خود را به يكى از مرئوسين تفويض نمايد، ديگر مسئوليتى در قبال نتايج وظايف خود نخواهد داشت.

به همين دليل است كه گفته مى شود 'مسئوليت غير قابل تفويض است'، زيرا در غير اين صورت هر مقامى سعى مى كند ديگران را مسئول قصور و نارسايى هاى ادارى تلقى كند. اصول وحدت فرماندهى و وحدت مديريت كه در نظريه هاى كلاسيك مورد تاكيد واقع شده، بيشتر به دليل جلوگيرى از اختلاط مسئوليت است.

3- تفويض اختيار قابل فسخ است.

انتقال اختيارات صلاحيت تفويض كننده را سلب نمى كند و نامبرده مى تواند بعضى از اختيارات تفويض شده و يا كل آن را پس بگيرد. قابل رجوع بودن اختيارات مفوضه ناشى از همان اصل دوم است كه به موجب آن انتقال اختيارات مسئوليت تفويض كننده را سلب نمى كند. به عبارت ديگر، اگر مرئوس از عهده انجام وظايف محوله به نحو مطلوب برنيايد، مافوق مى تواند اختياراتى را كه به او داده است، پس بگيرد.

4- تناسب بين اختيار و مسئوليت بايد حفظ گردد.

مسئوليت تابع اختيار است، زيرا نمى توان كسى را مسئول نتايج عملى دانست كه اختيارات كافى براى انجام آن نداشته باشد. بدين جهت هر گاه شخصى مسئول انجام وظايف معينى گردد، بلافاصله بايد به وى اختيارات كافى براى اجراى وظايف محوله تفويض شود تا بتوان او را مسئول نتايج قرار داد.

5- تفويض اختيار بايد توام با تمركز نظارت باشد.

يكى از اصول كلى كه هميشه بايد در تفويض اختيار رعايت گردد، حفظ نظارت مركزى است. عمليات دستگاه ممكن است به منظور انطباق با شرايط عملى كار به صورت غير متمركز اداره شود. رعايت اصل تخصص و تقسيم كار ايجاب مى كند كه به افراد اختياراتى متناسب با نوع وظايف تخصصى آنان تفويض گردد، و اين امر مستلزم عدم تمركز اختيارات است. از طرف ديگر، مسئوليتى كه مدير دستگاه در قبال تحقق هدف هاى عاليه ى سازمان دارد، وى را ملزم مى كند كه نظارت مركزى را براى خود محفوظ نگاه دارد تا از وقوع انحرافات جلوگيرى شود.

محاسن تفويض اختيار

'فينفر' مزاياى زير را براى تفويض اختيار قايل مى باشد:

1- افزايش بازدهى،

2- ازدياد علاقه نسبت به انجام وظيفه،

3- تقويت همكارى دسته جمعى،

4- تكامل انفرادى،

5- جلوگيرى از اتلاف وقت مديران

[اقتدارى على محمد، سازمان و مديريت، سيستم و رفتار سازمانى، ص 158 -161.]

موانع تفويض اختيار و عوامل خارج از كنترل مدير

عواملى وجود دارند كه ممكن است مدير هيچ گونه كنترلى نداشته يا كنترل اندكى روى آنها داشته باشد كه مانع از تفويض كردن اختيارش مى شود، يا ممكن است مدير اختيار قانونى اندك داشته باشد كه مقدار آن جهت واگذار كردن در مراتب سازمانى كافى نباشد. همچنين امكان دارد مدير زير دستانى با صلاحيت و شايستگى كافى جهت تفويض اختيار به آنها- همان گونه كه انتظار دارد- در اختيار نداشته باشد. برخى از عوامل سياسى از قبيل جاه طلبى بسيار بخشى از كاركنان يا هم چشمى بين آنان سبب مى شود كه مدير از روى اختيار، بعضى جنبه هاى كارش را كه به ظاهر مى تواند تفويض كند براى خود نگاه دارد. اين محدوديت ها و فشارها ممكن است به طور منطقى به مثابه ى دلايل مشروع عدم تفويض اختيار اثر بخش طبقه بندى شوند.