كيف يتعامل المحترفون مع بريدهم الإلكتروني؟

بات الناس في الواقع مدمنين على البريد الالكتروني ـ كما يقول الخبراء ـ حيث أن العديدين تحولوا الى ضحايا، بدلا من أن يكونوا اسيادا له! وهنا بعض من هؤلاء الخبراء الذين لم يتمكنوا من السيطرة عليه، بل استطاعوا على الاقل ترويضه، كما استطلعت آراءهم مجلة «كومبيوتر وورلد».

* حجب العنوان وتغييره > راي توميلنسون، أحد رواد البريد الالكتروني الذي كان قد اختار منذ أكثر من 30 سنة علامة @ كإشارة للبريد الالكتروني، وهو كبير المهندسين في شركة «بي بي إن تكنولوجيز» يتلقى كل ساعة عشرات من الرسائل مما دفع شركته اخيرا الى إقفال راشح (فلتر) البريد المتطفل التابع له، لكونه كان يخطف الرسائل الصحيحة.

وكان توميلنسون يستخدم الراشح المبيت داخل بريده «ثندربيرد إي مايل كلاينت» من «موزيلا»، وكان هذا الراشح يتعلم ويتحسن في كل مرة التي يؤشر فيها على رسالة على كونها من البريد المتطفل. كما أن توميلنسون لم يسمح لعنوانه البريدي الالكتروني أن يظهر على صفحة موقع شركته موضحا فعلته هذه بقوله «أرى أن هناك الكثيرين من الناس الذين يودون القول (يتبجحون) أنهم أرسلوا بريدا ألكترونيا الى راي توميلنسون».

> ماثيو لينش: يقول الرئيس والمدير التنفيذي لمحلات «شوبكو ستورس إنك» أنا أحدُّ بقدر ما أستطيع من توزيع أو نشر عنواني البريدي الخاص بي وبالشركة، بحيث أن عددا قليلا من الناس يستطيعون الاتصال بي». وهو يقرأ الرسائل التي يتلقاها من تحت الى فوق لكي يحصل على خلاصتها بسرعة من دون الحاجة الى رؤية المحتوى ذاته أكثر من مرة. كما انه يحذف الرسائل التي تلقاها كلما استطاع الى ذلك سبيلا. وعندما يصبح ذلك من المتعذرات يرسل رسالة بهذا المعنى الى راشح البريد المتطفل. أما سلاحه النهائي فهو تغيير عنوانه الالكتروني بين الحين والاخر.

* رسائل مختصرة > فينتون كيرف، أحد الرواد الاوائل الكبار في عالم الانترنت في شركة «غوغل» الذي شارك في اختراع ووضع بروتوكول التحكم بالارسال/بروتوكول الانترنتTCP/IP . يقول كيرف «اقوم بالاستجابة أولا الى الرسالة الاخيرة التي وصلتني لأعطي الانطباع أنني لا أتاخر كثيرا عن الاجابة. كما أميل الى الاجابات المختصرة جدا». وعلى سبيل المثال فهو يجيبك على رسالتك بكلمةack التي هي رمز تستخدم تقليديا بين كومبيوتر وآخر للدلالة على الاتصال والتسلم والارسال بين الاثنين.

> كارل جونز: مدير خدمات التعاون في شركة بوينغ الذي يقول ان الاساس هنا هو إعطاء الموظفين تعليمات وتوجيهات واضحة في أن يكونوا موجزين في رسائلهم، والشروع بالمطلوب فورا والغرض من الرسالة المرسلة من قبلهم، «فنحن في عصر الاختصار والايجاز». وهو يحمل بالنسبة الى بريده الالكتروني جهازا لاسلكيا «بلاك بيري» لكي يكشف على رسائله أثناء التجوال، «فأنا لا أسمح لصف الرسائل أن يصبح طويلا».

> جاشوا غوودمان الباحث في شركة مايكروسوفت يقدم هذه النصيحة المريحة.. اختصروا ونظموا أوقاتكم، ففي عام 2000 كان موظفو قسم المعلومات يقضون أربع ساعات في الاسبوع على البريد الالكتروني، وفي عام 2004 تضاعف ذلك الى 8.8 ساعة. ولا يوجد الان متسع بعد للزيادة، فقط مرات عديدة لا غير!

* تصنيف الرسائل > راي كارنبور، كبير المهندسين في شركةING Groep NV يتيح لـ «الأحكام الغنية» الموجودة في «مايكروسوفت أوتلوك» تصنيف رسائله ال 600 التي يتلقاها يوميا في سلال خاصة. وهذا ما يتيح له بسرعة التوجه الى الرسائل ذات الاهمية العاجلة التي تأتي عادة من الزبائن، أو من رئيسه. وهو يقول في هذا الصدد ان البرنامج الخاص بذلك جيد بحيث يمكنني مراجعة «القائمة أ» المهمة كل ساعة تقريبا.

> روبرت هولشتاين، الرئيس والمدير التنفيذي لـ «ناشنال ببلك راديو إنك» لا يقوم بتاتا بشطب الرسائل التي تصل عبر الراشح كبريد متطفل، «فأنا أترك كل الرسائل في صندوق البريد الوارد لأرشفتها في ملفات ربع سنوية، لان من السهل البحث عنها مستخدمين أداة البحث «إكس 1» من شركة «إكس 1 تكنولوجيس» لكي يسترد رسالة ما بدلا من شطبها منذ البداية.

> سول سافو: يقول سافو مدير معهد «فيوتشر» «اقوم بشطب والغاء الرسائل التي لا احتاج اليها، وأرد على تلك التي أستطيع الرد عليها بجملة واحدة أو جملتين. ثم هناك «الراسب» أي المتبقي، الذي هو ست أو سبع رسائل من اصل 300 رسالة التي تتطلب بعض التفكير. لكن هذا الراسب يتحول ببطء الى شعاب مرجانية ترتفع عن سطح بحر البريد الالكتروني كما لو أنها بركان سينفجر. من هنا أقوم كل شهر بالقاء نظرة سريعة عليه لاشطب غير الضروري وإرسال إعتذارات الى الاشخاص الذين تجاهلتهم طوال هذه المدة». ومن مبادئ سافو عدم قضاء وقت على الرد على رسالة أكثر من الوقت الذي قضاه الشخص الذي بعث بها.